הצורך בניהול החשבונות והספרים באופן שוטף הוא אחת מהדרישות המוכרות ביותר לעצמאיים. בין אם מדובר במעסיקים שמנהלים תחתיהם עשרות עובדים ויותר, בין אם מדובר בעובדים יחידים – הנהלת החשבונות צריכה להתבצע ולענות על כל דרישות החוק. כל התחום הזה כולל בתוכו למעשה הרבה מעבר לנושא המיסים, וזה הזמן להבין איך זה בדיוק עובד, מהן השיטות להנהלת חשבונות, איך רואי חשבון ויועצי מס קשורים לזה ועוד היבטים נוספים הקשורים בנושא.
מה זה הנהלת חשבונות?
הנהלת חשבונות היא בעצם שיטה מסוימת, שפה של ממש, לרישום עסקאות ותיעוד שלהן בעולם העסקי. הנהלת החשבונות כוללת מצד אחד את החובות הבסיסיות כמו חובת הדיווח למס הכנסה, ביטוח לאומי ומע"מ ותשלום החובות, אך עוד לפני כן פעולות חשובות ובסיסיות כמו אופן רישום ההוצאות של העסק, אופן רישום ההכנסות והדיווח, ניהול של תנועות שלא במישור הכספי כגון ניהול מלאי ועוד. הנהלת חשבונות מסודרת תעשה לרוב באמצעות תוכנת מחשב, בין אם בידי בעל העסק או העובדים שלו ובין אם באמצעות שירות חיצוני של רואה חשבון או יועצי מס.
שיטות הנהלת החשבונות
אז ניהול חשבונות הוא למעשה הרישום של עסקאות פיננסיות, אך חשוב לדעת כי יש שתי שיטות עיקריות לניהול הנהלת חשבונות:
- הנהלת חשבונות חד צדדית: רישום של תקבולים ותשלומים בלבד, כשבסופו של דבר מתקבל דו"ח רווח והפסד. מקובל יותר בקרב עסקים קטנים.
- הנהלת חשבונות כפולה: רישום כפול של כל תנועה ובסוף מתקבל גם דו"ח רווח והפסד וגם מאזן. מקובל יותר אצל עסקים גדולים ותאגידים.
תפקידו של רואה החשבון
אם עדיין לא התנסיתם בעבודה כעצמאים, עליכם לדעת כי ברוב המקרים הנהלת החשבונות היא מלאכה סבוכה ומורכבת שמצריכה היכרות מעמיקה עם מערכת המיסוי של מדינת ישראל. למרבית בעלי עסקים אין את ידע, הפנאי או את הרצון לעסוק בזה בעצמם, ועל כן ניתן לפנות לשירות הנהלת חשבונות חיצוני שניתן על ידי רואה חשבון או יועצי מס. הנהלת חשבונות כוללת למעשה את ניהול הספרים של העסק, תיעוד של סך ההוצאות וההכנסות, את ההתנהלות מול הגופים השונים (מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי), ניהול הלקוחות והמשכורות וכמובן גם ייעוץ פיננסי שוטף ולמעשה כל מה שעסק צריך בנושא הזה.
עקרונות הנהלת החשבונות
יש שני עקרונות בסיסיים וחשובים לניהול חשבונות שצריך להכיר:
- סכום החובה חייב להיות שווה לסכום הזכות – הן בפקודת יומן והן במאזני הבוחן.
- פקודה שנקבעה לא ניתן למחוק אלא באמצעות פקודה נגדית. בדיוק בגלל זה חייבים לבצע הנהלת חשבונות דרך תוכנות מחשב מאושרות, ולא ניתן לבצע בתוכנות כמו אקסל בהן ניתן למחוק פקודות שנקבעו. למשל, אם הוצאנו בטעות חשבונית מס עם סכום נקוב מסוים וזוהי הוצאה לא נכונה שלא התקיימה באמת, לא ניתן למחוק את הפקודה והדרך היחידה לבטל את הפעולה היא על ידי הוצאה של חשבונית מס מנוקדת עם הסכום השלילי (למשל חשבונית בסכום של 1000- שקלים כנגד חשבונית בסכום 1000 שקלים).
הנהלת חשבונות לעצמאיים
להנהלת חשבונית לעצמאיים יש חשיבות עצומה ללא ספק. מדובר בבסיס החשוב ביותר, ואם זה לא נעשה בצורה נכונה זה יכול לגרור קנסות ואפילו הליכים פליליים כנגד בעלי העסקים. מצד שני, כדי לעשות את זה כמו שצריך חייבים להבין בדיוק איך זה עובד וזה משהו שלוקח זמן ושווה כסף.
רישום עסק עצמאי חדש
העסק לא יכול להתחיל לפעול לפני רישום העסק ברשויות המדינה. שירותי הנהלת חשבונות מקצועיים עשויים לכלול גם שירותי ליווי והקמה של עסק עצמאי חדש. השירות כולל ייעוץ לגבי הקמת עסק מתאים לכל אדם, פתיחת חשבון בנק והקמה הלכה למעשה של העסק מול הגופים השונים. גם אם לא תבחרו בליווי שכזה, יש לרשום את העסק לפני שיוצאים לדרך.
חשוב לזכור שאת הנהלת החשבונות יש להפעיל לאחר ביצוע רישום העסק, שכולל מספר שלבים נוספים, למשל הליך פתיחת חברה וגם פתיחת חשבון בנק. מדובר בשלבים שבלעדיהם אי אפשר להתחיל לעבוד. את השירותים הללו ניתן לבצע באופן עצמאי, או לפנות למומחים שיבצעו אותם עבורכם ללא בעיות. אנו ב-Legal it מציעים שירות כזה עם ליווי של עורכי דין מוסמכים, שיודעים איך לבצע את הפעולות באופן מהיר וידעו להתמודד עם כל קושי ללא בעיה.
ניהול חשבונאי שוטף
הניהול השוטף הוא לב העבודה החשבונאית, וזה משהו שצריך להתבצע כל הזמן. משרדי רואי החשבון מטפלים בכל מה שקשור בנושא – איסוף של מסמכי ההוצאות וההכנסות, דיווח הכנסות לגופים הרלוונטיים, תשלום מקדמות למע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי ועוד. חייבים להקפיד על סדר ודיווח מדויק שלא רק ימנע מטעויות שעשויות להיחשב כפליליות, אלא גם עשוי לחסוך לעסק אלפי שקלים ויותר מדי שנה.
שירותים נוספים
- הפקת דו"חות שנתיים: כל עסק חייב להפיק מדי שנה דו"ח שנתי המסכם את ההוצאות וההכנסות, וכולל הרבה מידע חשוב (תשלומים שנעשו, הכנסות שנתקבלו, הוצאות, הפרשות לפנסיה וקרנות וכן הלאה).
- טיפול במשכורות: כשמדובר בעסקים עם עובדים, יש להוציא לכל אחד משכורת מדי חודש. זוהי עבודה חשבונאית מקיפה בפני עצמה, וגם היא חלק חשוב מהדבר שנקרא הנהלת חשבונות.
- ביצוע החזרי מס: כאן בא לידי הביטוי החלק של החיסכון הכספי. תכנון המס הוא חלק חשוב מהנהלת חשבונות, והוא מאפשר לצמצם את חבות המס במסגרת האפשר על פי החוק. הנהלת החשבונות כוללת גם ניהול של החזרי המס באופן שוטף.
סיכום
כל מי ששוקל לצאת לדרך עצמאית בזמן הקרוב חייב להכיר לעומק את נושא הנהלת החשבונות ואת החשיבות של ניהול חשבונות וספרים תקין. מדובר בהליך שצריך להתבצע באופן שוטף לאורך כל חיי העסק, כדי להימנע מבעיות מול מוסדות המדינה ואף חובות או עיקולים במקרה הרע. פנו למומחים ואנשי מקצוע לייעוץ וליווי בעת הצורך, דבר שעשוי להשתלם ויסייע לכם להימנע מטעויות או התמודדות עם בירוקרטיה סבוכה.